GDPR

Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti LUXURY GUIDE INTERNATIONAL, s.r.o.

1. Úvod

Ve společnosti LUXURY GUIDE INTERNATIONAL, s.r.o., IČO: 24149217, sídlem Truhlářská 1106/9, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 183170 (dále jen „LUXURY GUIDE INTERNATIONAL“), se zavazujeme chránit Vaše osobní údaje.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, proč, kdy, jak a jaké osobní údaje v rámci LUXURY GUIDE INTERNATIONAL zpracováváme. Naleznete zde také způsob, jak nás kontaktovat, pokud budete mít dotazy týkající se zpracování Vašich osobních údajů nebo toho, jak provést opravu osobních údajů.

Zásady zpracování osobních údajů můžeme za určitých okolností měnit a aktualizovat. Doporučujeme tedy, abyste ve vlastním zájmu tento dokument sledovali a ujistili se, že máte vždy aktuální informace o jeho obsahu.

Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, rádi Vám kterýkoli pojem nebo část vysvětlíme. Můžete se na nás kdykoliv obrátit písemně na adrese Luxury Guide International, s.r.o., Pařížská 5, Praha 1, 110 00 nebo e-mailem na adrese info@luxuryguide.cz.

Právní úprava
Při zpracovávání osobních údajů se řídíme platnou právní úpravou, a to především:

– zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů;
– právem Evropské unie, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“).

2. Užitečné pojmy

Dovolte, abychom Vám vysvětlili některé základní pojmy, které se týkají ochrany osobních údajů:

„Osobní údaje“ jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby;

„Subjekt údajů“ je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují;

„Správce údajů“ je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Evropské unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho jmenování. Není-li v těchto zásadách, podmínkách konkrétní smlouvy či v souhlase uvedeno jinak, platí, že správcem osobních údajů je LUXURY GUIDE INTERNATIONAL.

„Zpracovatel údajů“ je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce;

„Zpracování“ je jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, záznam, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Ctíme zásadu minimalizace osobních údajů. Zpracováváme o Vás pouze ty informace, které nezbytně potřebujeme pro splnění smluvní povinnosti, nebo ty informace, které nám se svým souhlasem nad rámec nezbytně nutného zpracování poskytnete.
V LUXURY GUIDE INTERNATIONAL zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

– identifikační a adresní údaje: jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého pobytu; pokud podnikáte IČO, sídlo, DIČ;
– kontaktní údaje: kontaktní adresa, telefonní číslo, fax, e-mail a jiné obdobné informace;
– další údaje nezbytné pro plnění smlouvy v případě objednávek: bankovní spojení;
– údaje vyplývající z komunikace;
– údaje zpracovávané na základě uděleného souhlasu;
– transakční údaje: číslo či jiná identifikace smlouvy, informace o předmětu smlouvy či plnění smlouvy.

4. Proč zpracováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu vždy pro příslušný účel – např. za účelem:
– Uzavření smlouvy: Pro účely poskytování služeb a uzavření smlouvy zpracováváme Vaše osobní údaje nezbytné pro Vaši identifikaci, stejně tak i další osobní údaje, jež jsou pro plnění smlouvy nezbytné (například bankovní spojení).
– Doručení objednávky: Vaše osobní údaje zpracováváme k tomu, abychom řádně vybavili a doručili Vaši objednávku. V některých případech mohou být osobní údaje předány i třetím subjektům (např. dopravci zboží).
– Zákaznický servis: Pokud se na nás obrátíte s nějakým dotazem/problémem, musíme k jeho zodpovězení/vyřešení zpracovávat Vaše údaje.
– Marketingová činnost: Na základě Vašeho souhlasu Vám zasíláme obchodní sdělení na emailovou adresu, kterou jste zadali při vytváření objednávky, popřípadě pokud jste se pouze přihlásili k odběru novinek na stránkách LUXURY GUIDE INTERNATIONAL. Z odběru obchodních sdělení se můžete snadno odhlásit kliknutím na tento odkaz.

Vaše osobní údaje nebudeme sdílet se třetími stranami pro jejich marketingové účely, pokud jsme pro tyto účely neobdrželi Váš souhlas. V případě, že jste nám takový souhlas poskytli, ale později již nebudete chtít marketingové materiály od třetí strany dostávat, obraťte se prosím přímo na příslušnou třetí stranu.

– Uplatnění práv a právních nároků: Vaše osobní údaje můžeme rovněž zpracovávat z důvodu, že je potřebujeme k uplatnění našich práv a právních nároků (např. v případě, že vůči nám budete mít neuhrazenou pohledávku)
– Účetnictví a daně: Shromažďujeme a zpracováváme Vaše identifikační a transakční údaje za účelem plnění našich účetních a daňových povinností vůči regulačním a státním orgánům, které nám ukládá zákon o účetnictví, zákon o DPH a další účetní a daňové zákony.
– Kontrola ze strany orgánů veřejné moci: vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i z důvodu, že je potřebujeme pro účely kontrol prováděných orgány veřejné moci a z dalších obdobně závažných důvodů.

Nad rámec uvedeného může docházet ke zpracování jakýchkoliv dalších osobních údajů v případě, že nám je sami, dobrovolně poskytnete. Vyhrazujme si právo nevyžádané osobní údaje zničit. O tomto postupu Vás budeme případně informovat.

Předání údajů, které nám poskytujete se svým souhlasem, je dobrovolné. Předání ostatních údajů vyžadujeme, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro uzavření či splnění smlouvy, plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Pokud nám takové údaje neposkytnete, nemůžeme s Vámi příslušnou smlouvu uzavřít.

5. Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje si uchováme pouze po nezbytnou dobu, kterou budeme potřebovat pro plnění účelů uvedených v těchto zásadách, případně abychom dodrželi zákonem stanovené povinnosti. Máme nastavena vnitřní pravidla archivace, která zajišťují, že údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni.

Nejzazší dobou zpracování osobních údajů, kterou v LUXURY GUIDE INTERNATIONAL uplatňujeme, je 10 let ode dne, kdy došlo k ukončení právního vztahu mezi Vámi a LUXURY GUIDE INTERNATIONAL, případně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém k plnění došlo. Povinnost uchovávat identifikační a transakční údaje nám ukládá zákon o účetnictví, zákon o DPH a další účetní a daňové zákony. Vaše osobní údaje ale také archivujeme po dobu 10 let z důvodu našich oprávněných zájmů, zejména pro případ, že bychom museli předkládat důkazy v soudním sporu, a to s ohledem na zákonné promlčecí lhůty podle občanského zákoníku.

Údaje, které zpracováváme s Vaším souhlasem, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen. Pro vyloučení pochybností uchováváme samotný souhlas a změnu či odvolání souhlasu z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a 10 let poté, co zanikla jeho platnost.

6. Souhlas

Požádáme-li Vás o Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů ze strany LUXURY GUIDE INTERNATIONAL, bude žádost o Váš souhlas jasně formulována a poskytne Vám přiměřený základ pro rozhodování. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat, a to prostřednictvím kontaktů, jež jsou uvedeny v úvodu a závěru těchto zásad.

Vaše osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou k naplnění účelů popsaných v těchto zásadách nebo účelů, o nichž jste byli informováni jiným způsobem. To znamená, že jakmile nám udělíte souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, budeme Vaše údaje uchovávat v souladu s Vaším souhlasem a/nebo až do doby, dokud svůj souhlas neodvoláte. I v případě odvolání Vašeho souhlasu však můžeme některé Vaše osobní údaje uchovávat po dobu nezbytnou ke splnění našich zákonných povinností a pro účely naší obhajoby v případných právních sporech.

7. Zdroje osobních údajů

Podle situace zpracováváme údaje, které jsme od obdrželi přímo od Vás, dále pak údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků i údaje získané od třetích stran (například od našich obchodních partnerů). Pakliže nám někdo předá Vaše osobní údaje, musí vás o tom předem informovat.

WEBOVÉ STRÁNKY A SOCIÁLNÍ SÍTĚ
Webové stránky LUXURY GUIDE INTERNATIONAL můžete navštěvovat, aniž byste museli uvádět Vaši totožnost či jakékoli jiné informace o sobě.

V případě, že na našich webových stránkách vyplníte své osobní údaje v rámci zadávání objednávky, dáváte nám tím souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů. Na tyto údaje se vztahuje veškerá ochrana, tak jak je popsána v tomto dokumentu.

V případě, že nás kontaktujete prostřednictvím sociální sítě, zejména prostřednictvím naší facebookové stránky https://www.facebook.com/luxuryczechia či prostřednictvím našeho instagramového účtu https://www.instagram.com/luxury_cz/, vztahuje se veškerá ochrana osobních údajů i na údaje získatelné z Vašeho facebookového či instagramového profilu a komunikace proběhlé v rámci aplikace Facebook Messenger nebo prostřednictvím sítě Instagram.

COOKIES
Při používání našich webových stránek dochází ke zpracování Vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. „Cookies“ jsou datové soubory umístěné na Váš počítač webovými stránkami a/ nebo aplikacemi, které slouží jako jedinečné identifikátory.

Informace získané prostřednictvím cookies slouží k vylepšování námi poskytovaných služeb, např. přizpůsobení našich webových stránek, zamezení opětovného zobrazení Vámi již zobrazených upozornění či aktualizaci webových stránek.

Cookies nepoužíváme k identifikaci Vaší osoby.

Cookies slouží pro zajištění Vašeho pohodlí, a proto Vám doporučujeme, abyste je povolili. Každou z kategorií cookies však můžete zablokovat (s výjimkou opravdu nezbytných cookies) v nastavení internetového prohlížeče. Zablokování či deaktivaci cookies může bránit funkčnosti webových stránek. Pro tyto účely níže poskytujeme výčet námi používaných cookies:
– Nezbytně nutné soubory cookies
– Cookies CDN systémů
– Analytické/výkonnostní soubory cookies
– Funkční soubory cookies
– Cílené/reklamní cookies

8. Zpřístupnění a předání osobních údajů

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme v rámci LUXURY GUIDE INTERNATIONAL. Pokud pověříme výkonem určité činnosti tvořící součást našich služeb třetí osobu, může docházet ke zpracování příslušných osobních údajů touto třetí osobou.

V některých případech se tyto třetí osoby stávají zpracovatelem osobních údajů. Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl příslušným správcem pověřen. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován Váš souhlas.

Zpracovateli mohou být zejména:
– poskytovatelé IT služeb,
– advokáti,
– poskytovatel služeb pro zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci,
– poskytovatelé tiskových a poštovních služeb, včetně kurýrů.

Nad rámec výše uvedeného předáváme osobní údaje mimo LUXURY GUIDE INTERNATIONAL pouze tehdy, pokud k tomu máme Váš souhlas nebo pokud to vyžaduje právní předpis. Některé orgány veřejné správy a další organizace jsou oprávněny vyžádat si tyto informace na základě právních předpisů.

9. Zabezpečení

Usilujeme o to, aby Vámi svěřené údaje byly v maximálním bezpečí. Za tímto účelem jsme zavedli řadu technických a organizačních opatření, která ochrání Vaše osobní údaje před neúmyslným nebo nezákonným zničením, neúmyslnou ztrátou či změnou, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem a jakýmikoli dalšími nezákonnými formami zpracování.

Přístup k Vašim osobním údajům omezujeme pouze na ty zaměstnance LUXURY GUIDE INTERNATIONAL, kteří tyto informace potřebují pro účely jejich zpracování naším jménem a kteří jsou smluvně zavázáni zachovávat bezpečnost a důvěrnost Vašich osobní údajů.

Jak jsme se již zmínili, v určitých případech předáváme, nebo jsme povinni předávat, osobní údaje třetím stranám. V takových případech volíme důvěryhodné partnery, u kterých jsme se ujistili, že budou dodržovat minimálně stejnou úroveň ochrany osobních údajů, jakou zajišťujeme v LUXURY GUIDE INTERNATIONAL.

Při předání osobních údajů orgánům státní správy využíváme vždy nejvhodnější a nejbezpečnější možnosti, jaké příslušný orgán nabízí.

10. Vaše práva spojená se zpracováním osobních údajů

V případě uplatnění Vašich práv k osobním údajům, jež zpracováváme, vyžadujeme Vaši identifikaci. Dovolujeme si Vás upozornit, že nebudeme-li schopni Vaši totožnost ověřit elektronicky nebo budeme-li mít důvodné pochybnosti o Vaší totožnosti, požádáme Vás o předložení dokladu totožnosti či jiné prokázání totožnosti. Pouze tak vyloučíme, že neposkytneme Vaše osobní údaje jiné osobě nebo nedojde k neoprávněné úpravě Vašich osobních údajů.

a. Právo na informace a přístup k osobním údajům
Ctíme zásadu transparentnosti zpracovávání osobních údajů. V souladu se čl.15 GDPR, kde je tato zásada vymezena, Vám vždy poskytneme informace o tom, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme.

Požádáte-li o informaci o zpracování svých osobních údajů, poskytneme Vám informaci o účelu zpracování osobních údajů, osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji, příjemci, případně kategoriích příjemců. Dále Vám bude sdělena plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby, a existence práva požadovat opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování a také právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Máte právo žádat od LUXURY GUIDE INTERNATIONAL kopii zpracovávaných osobních údajů, nebudou-li tím nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Za další kopie na Vaši žádost můžeme účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Jestliže podáte žádost v elektronické formě, poskytneme Vám informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud nepožádáte o jiný způsob.

b. Právo na opravu
Při zpracovávání Vašich osobních údajů usilujeme o zajištění jejich přesnosti a aktuálnosti. Nepřesné či neúplné osobní údaje se budeme snažit vymazat nebo opravit. Zjistíte-li, že některé osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou chybné nebo neaktuální, upozorněte nás na to. Máte právo na to, aby LUXURY GUIDE INTERNATIONAL bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů.

V některých případech opravu osobních údajů provést nemůžeme. Jedná se zejména o případy, kdy jsou Vaše chybné nebo neaktuální osobní údaje obsaženy na daňovém dokladu, který dle zákona archivujeme.

Veškeré opravy budou oznámeny také příjemcům, jimž byli osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

c. Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Dalšímu zpracování Vašich osobních údajů, které je prováděno na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů, je možné kdykoli zamezit. Stačí odejmout souhlas s takovým zpracováním. V případě, že si přejete, aby Vaše osobní údaje nebyly LUXURY GUIDE INTERNATIONAL dále zpracovávány, využije, prosím, tento formulář.

d. Právo na výmaz (právo „být zapomenut“)
Máte právo na to, aby LUXURY GUIDE INTERNATIONAL bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se Vás týkají.

LUXURY GUIDE INTERNATIONAL má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:
a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
b) odvoláte souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
c) osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
d) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo České republiky.

V takovém případě smažeme všechny Vaše osobní údaje, které zpracováváme. Výjimkou jsou případy, kdy zpracování probíhá ze zákonné povinnosti nebo z důvodu našeho oprávněného zájmu na výkonu a obhajobě právních nároků.

Výmaz bude oznámen také příjemcům, jimž byli osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

e. Právo na omezení zpracování
Máte právo na to, aby LUXURY GUIDE INTERNATIONAL omezila zpracování Vašich osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů:

a) popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby LUXURY GUIDE INTERNATIONAL mohla přesnost osobních údajů ověřit;
b) zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
c) LUXURY GUIDE INTERNATIONAL již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
d) byla uplatněna námitka proti zpracování, a to do ověření, zda oprávněné zájmy LUXURY GUIDE INTERNATIONAL převažují nad Vašimi důvody pro námitku.

Veškerá omezení budou oznámena také příjemcům, jimž byli osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

f. Právo na přenositelnost osobních údajů
Máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, jež jste poskytl LUXURY GUIDE INTERNATIONAL ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu LUXURY GUIDE INTERNATIONAL bránila, a to v případě, že:

a) zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo jde o zpracování osobních údajů pro účely uzavření a plnění smlouvy; a současně
b) zpracování se provádí automatizovaně

Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů máte právo na to, aby osobní údaje byly předány ze strany LUXURY GUIDE INTERNATIONAL přímo jinému správci, je-li to technicky proveditelné. Právem na přenositelnost osobních údajů nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

LUXURY GUIDE INTERNATIONAL však v současné době automatizované zpracování osobních údajů neprovádí, předání Vašich osobních údajů jinému správci tedy v současné situaci není možné.

g. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodnutí, vč. profilování
Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování (tj. jakékoliv formě automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k Vaší osobě), které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká. Toto právo se nepoužije, pokud je automatizované rozhodnutí nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi Vámi a LUXURY GUIDE INTERNATIONAL nebo je založeno na Vašem výslovném souhlasu; v těchto případech však máte právo na lidský zásah do automatizovaného rozhodnutí ze strany LUXURY GUIDE INTERNATIONAL, právo vyjádřit svůj názor a právo napadnout automatizované rozhodnutí.

LUXURY GUIDE INTERNATIONAL však v současné době takové zpracování osobních údajů neprovádí.

h. Právo vznést námitku
Pokud se osobní údaje zpracovávají na základě oprávněných zájmů LUXURY GUIDE INTERNATIONAL, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, pro tyto oprávněné zájmy. Tuto námitku je nutné z Vaší strany odůvodnit, abychom ji byli schopni náležitě posoudit. Vaše námitky a důvody k ní vedoucí budou následně posouzeny a porovnány s oprávněnými zájmy LUXURY GUIDE INTERNATIONAL. Pokud Vaše důvody převáží nad oprávněnými zájmy LUXURY GUIDE INTERNATIONAL, zpracování Vašich osobních údajů bude omezeno nebo budou Vaše osobní údaje vymazány.

i. Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Máte právo podat stížnost proti zpracování svých osobních údajů u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 – Holešovice.

V případě jakýchkoli nejasností či dotazů ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů, a pro uplatnění jakéhokoliv z výše uvedených práv, se na nás můžete kdykoliv obrátit písemně na adrese Luxury Guide International, s.r.o., Pařížská 5, Praha 1, 110 00 nebo e-mailem na adrese info@luxuryguide.cz